Pour mener à bien un projet, vous devez contrôler un grand nombre d’activités et vous assurer qu’elles sont réalisées dans les délais prévus. Il est également utile de pouvoir visualiser tout ce qui doit être fait et de savoir, d’un coup d’œil, quand chaque activité doit être terminée. Les diagrammes de Gantt sont des outils pouvant être d’une grande aide dans de pareilles circonstances. Dans cet article, découvrez pourquoi et comment vous devez utiliser le diagramme de Gantt.
Les origines des diagrammes de Gantt
À la fin des années 1800, l’ingénieur polonais Karol Adamiecki a mis au point un diagramme visuel de flux de travail qu’il a appelé « harmonogramme ». Vers 1910, Henry Gantt, consultant en gestion et ingénieur, a fait passer le concept d’Adamiecki à l’étape suivante. Son diagramme a été conçu pour aider les superviseurs de la fabrication à voir si leur travail était dans les temps, en avance ou en retard, et il a constitué la base de l’outil que nous utilisons aujourd’hui.
Pourquoi utiliser les diagrammes de Gantt ?
Lorsque vous créez un diagramme de Gantt, vous devez réfléchir à toutes les tâches impliquées dans votre projet. Dans le cadre de ce processus, vous déterminerez qui sera responsable de chaque tâche, combien de temps prendra chaque tâche et quels problèmes votre équipe pourrait rencontrer.
Cette réflexion détaillée vous permet de vous assurer que le calendrier est réalisable, que les bonnes personnes sont affectées à chaque tâche et que vous disposez de solutions de rechange pour les problèmes potentiels avant de commencer.
Ils vous aident également à déterminer les aspects pratiques d’un projet, tels que le temps minimum nécessaire à sa réalisation et les tâches qui doivent être achevées avant que d’autres puissent commencer. Vous pouvez également les utiliser pour identifier le chemin critique, c’est-à-dire la séquence de tâches qui doivent être achevées individuellement dans les délais pour que l’ensemble du projet soit livré à temps.
Enfin, vous pouvez les utiliser pour tenir votre équipe et vos sponsors informés de l’avancement du projet. Il suffit de mettre à jour le diagramme pour montrer les changements de calendrier et leurs implications, ou de l’utiliser pour communiquer que les tâches clés ont été achevées.
Comment construire un diagramme de Gantt pour la gestion de projet
Il est plus facile de créer, de mettre à jour et de gérer un diagramme de Gantt à l’aide d’un outil de planification de projet qui vous permet de relier les tâches et les échéances qui sont dépendantes les unes des autres. Lorsque vous travaillez avec un outil de planification de projet efficace, le déplacement ou la mise à jour de l’échéancier ou de l’avancement d’une tâche met automatiquement à jour toutes les tâches interdépendantes. Cette fonction vous fait gagner du temps et réduit la probabilité que votre équipe passe à côté de quelque chose d’important.
Si nécessaire, vous pouvez créer un diagramme de Gantt manuel dans une feuille de calcul en suivant les étapes suivantes :
Identifiez toutes les tâches essentielles de votre projet. Dressez une liste de ce qui doit être réalisé et du temps que vous pensez que chaque tâche prendra.
Identifiez les relations entre les tâches. Par exemple, vous ne pouvez pas publier de contenu sur votre site Web tant que le contenu n’est pas rédigé, ces deux tâches sont donc liées. L’une doit être achevée avant que l’autre puisse commencer.
Placez toutes vos tâches par ordre chronologique dans votre logiciel ou votre feuille de calcul. Commencez par votre tâche de départ et terminez par l’activité qui clôt le projet. Tout le reste peut s’insérer au milieu en fonction des relations et de vos ressources, de votre disponibilité, etc.
À ce stade, vous pouvez ajouter des dates, des ressources et des progrès (si le projet est déjà en cours). Vous pouvez également saisir toute autre information pertinente que vous souhaitez suivre.
Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, il créera automatiquement un tableau pour vous. Si vous utilisez une feuille de calcul, vous devrez créer et mettre en forme un tableau manuellement.
Une fois votre tableau créé, n’oubliez pas de le mettre à jour à mesure que les choses changent. Il est important de revoir votre diagramme au moins une fois par semaine pour tenir compte de l’avancement et des autres modifications apportées à votre projet.
Aspects d’un bon diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt doit comporter tous les points de données suivants :
- La date de début du projet ;
- Le nom ou la description de chaque tâche du projet ;
- Les ressources affectées à chaque tâche ;
- Une date de début et de fin pour chaque tâche ;
- La durée (longueur) de chaque tâche ;
- La relation entre les tâches ;
- La date de fin du projet.
Toutes les tâches doivent être connectées. Une tâche sans relations ni dépendances peut être qualifiée de tâche suspendue ou orpheline. Les tâches orphelines sont contraires aux normes PMBOK car elles peuvent compliquer la planification et l’analyse. Cependant, il est possible d’avoir plusieurs groupes de tâches coïncidentes.